Projekte managen

Einzelmaßnahme:

Projektmanagement einführen

Ziele:

1. Effizientere Bewältigung von komplexeren und funktionsbereichsüberschreitenden Herausforderungen und Aufgaben
2. Reduktion von organisatorischem Aufwand bei der Bearbeitung von bereichsübergreifenden Aufgabenkomplexen.
3. Beschleunigung von Entwicklungszeiten und Entscheidungen.
4. Vereinfachung von Abstimmungs- und Entscheidungsprozessen
5. Einbeziehung von Prozessbeteiligten in Planungs- und Entscheidungsprozesse
6. Einbezug von Erfahrung und Know-how der Mitarbeiter, ohne Berücksichtigung von Abteilungs- bzw. Hierarchiegrenzen
   (Teilnahme älterer, erfahrener Beschäftigter auch ohne Rang möglich)
7. Förderung von gruppen- und abteilungsübergreifender Kooperations- und Kommunikationskompetenz
8. Erhöhung der Flexibilität und des funktions- und bereichsübergreifenden Denkens im Betrieb
9. Als besonderes Ziel in konkreten Zusammenhängen die Förderung von intergenerativer Kooperations- und Kommunikationskompetenz und Akzeptanz.

Mittel:

• Einführung von Projektmanagement unternehmensweit, abgestuft, aufgabenbezogen und sukzessive
• Zusammenarbeit in komplexen Aufgabenstellungen, zu denen Personen unterschiedlicher Kompetenz und Hierachiestufen - häufig abteilungsübergreifend - eng kooperieren müssen.
• Definition von Projektaufgaben, wenn der zugrundeliegende Tätigkeitskomplex nur schwer im bestehenden Organisationsrahmen integriert werden kann.
• zeitliche Begrenzung der Projekte
• zielgerichtete Arbeit in bezug auf die Erfüllung definierter Vorgaben

Inhalte/Formen:

Umfangreiche Qualifizierungsmaßnahmefl zu Anforderungen, Verständnis und methodischen Ansatz von Projektmanagement im Unternehmen.

Einführung und Anwendung von Elementen des Projektmanagements im Unternehmen.

Zum Beispiel in Hinblick auf:

• Zielsetzung
• Planung
• Steuerung
• Überwachung
• Führung (Führungsstruktur, Führungsstil und Führungsmittel/ Methoden)

Verantwortlich:

Unternehmensleitung, Personalwesen bzw. -abteilung, Projektleitungen

Schritte zur Umsetzung

1. Die Unternehmensleitung beschließt, Projektarbeit als wichtige neue Methode der Unternehmensorganisation betriebsweit einzuführen, legt Ziele und Rahmenbedingungen fest und stellt Mittel für Qualifizierungsmaßnahmen zur Verfügung. Sie ernennt einen Verantwortlichen zur Koordination der Einführung von Projektarbeit (Projektkoordinator), der später auch Aufgaben zur Beratung der Projektteams übernehmen soll.
2. Der Projektkoordinator erhält eine Qualifizierung zum Projektmanagement, zur Prozessbegleitung und eine Moderatorenausbildung. Zu seinen Aufgaben gehört die Multiplikatorfunktion in der Qualifizierung der Beschäftigten, die die Projektarbeit machen und deren Beratung.
3. Der Projektkoordinator informiert im gesamten Unternehmen über Ziele und Inhalte der Projektarbeit, mit besonderem Bezug auf die Unternehmensziele und weist auf Qualifizierungsbedarf und -maßnahmen hin.
4. In einem Workshop für betriebliche Vorgesetzte, wird auf die besonderen, veränderten Anforderungen an Führungskräfte durch die Projektarbeit hingewiesen. Gleichzeitig werden Vorhaben und Aufgabenbereiche identifiziert, die in Form von Projektarbeit in Projektteams bearbeitet werden sollen.
5. Die betrieblichen Vorgesetzten beginnen in ihren Bereichen mit der Umsetzung der Projektarbeit. Sie wählen geeignete Projektleiter aus, die in Projektteams Führungsaufgaben übernehmen können. Gemeinsam mit diesen erstellen sie eine konkrete Projektplanung, unter Einbezug der Ergebnisse des Workshops und unter Berücksichtigung des Qualifizierungsbedarfs für die Projektleiter.
6. Die Projektleiter nehmen an Qualifizierungsmaßnahmen teil, die sie in die Lage versetzen, Projektorganisation und Terminplanung sowie Führungsaufgaben kompetent zu handhaben.
7. Die Umsetzungsphase beginnt. Bei größeren Projekten wird ein Begleitteam zur fachlichen Beratung der Projektgruppe etabliert. Bei kleineren Projektvorhaben übernimmt der Projektkoordinator eine Prozessbegleitungsfunktion und steht der Projektgruppe auch als Berater zur Verfügung.
8. Der Projektkoordinator dokumentiert die Projektvorhaben und wertet sie regelmäßig aus. Die Berichte werden der Unternehmensleitung vorgelegt und soweit sie sich dazu eignen, der innerbetrieblichen Öffentlichkeit vorgestellt.